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387, rue Victoria
Salaberry-de-Valleyfield (Québec)
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Téléphone : 450 377-3667
Sans frais : N/A
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Par la poste

Hôpital du Suroît

150, rue St-Thomas
Salaberry-de-Valleyfield (Québec)
J6T 6C1

Heures d’ouverture

Lundi au vendredi : 8h30 à 16h30

La Fondation embauche!

Voici votre chance de joindre une nouvelle équipe où créativité, entraide et dépassement de soi sont choses du quotidien, en tant qu'adjoint(e) administratif(tive) et soutien aux donateurs.

Faites la différence en joignant un chef de file en matière de philanthropie sur le territoire de la Montérégie-Ouest. La Fondation de l’Hôpital du Suroît recueille des dons et des legs depuis 30 ans afin de promouvoir, améliorer et contribuer à la santé et au mieux-être de la population desservie par l'Hôpital du Suroît.

Relevant de la directrice générale de la Fondation, la personne titulaire du poste assure le soutien administratif et logistique de l’organisme. De plus, cette personne agit en tant que responsable du service aux donateurs et partenaires en assurant un travail de qualité hors pair.

Profil recherché

Reconnu pour son entregent, le candidat fait preuve de débrouillardise et d’initiative. Ouvert à l’innovation, l’adjoint(e) administratif(tive) se doit d’être à l’écoute des donateurs, des bénévoles, des administrateurs, des partenaires et de toute autre personne gravitant autour de l’organisation. Détenant de l’expérience en organisme à but non lucratif, le titulaire du poste doit être reconnu pour sa discrétion et sa polyvalence. Automne dans sa gestion des priorités et faisant preuve d’un grand sens de l’organisation, l’adjoint(e) administratif(tive) est une personne minutieuse et bienveillante.

Responsabilités du poste

  • Gestion des dons et services aux donateurs
  • Répond quotidiennement aux diverses questions provenant des donateurs et partenaires concernant les dons, les activités, les mises à jour, etc.
  • Procède au traitement des dons reçus par Internet, par la poste ou par téléphone, ainsi qu’à la saisie des données dans le logiciel Prodon
  • S’assure de la mise à jour dans le système Prodon, des modèles de lettres et formulaires pour chaque type de campagne et de donateur
  • Procède aux envois réguliers et massifs de sollicitation, de distribution de documents promotionnels, de cartes de Noël, de lettres de remerciement et de reçus fiscaux
  • Participe activement à l’optimisation du publipostage et du processus de remerciement et reconnaissance et voit à ce qu’il soit appliqué selon les critères
  • Concilie les divers types de dons et revenus avec les rapports financiers
  • Assure la liaison avec le fournisseur Logilys

Soutien administratif

  • Supervise et coordonne les activités reliées à la comptabilité et aux opérations
  • Assure un accueil courtois aux appels adressés à la Fondation et en assure le suivi
  • Procède à l’analyse du courrier, détermine les suites à donner, prépare la documentation lorsque nécessaire et rédige la correspondance
  • Assure la réception et la vérification des bons de commande avant de les soumettre à la directrice générale pour approbation
  • Coordonne toute demande nécessitant l’intervention d’un service technique de l’hôpital (entretien, informatique, télécom, etc.) et veille au bon fonctionnement des équipements
  • Rédige la correspondance régulière, les différents textes, effectue la mise en page et les fusions et produit les rapports nécessaires afin de supporter son supérieur et les membres de l’équipe
  • Produit les rapports de gestion selon les critères établis
  • Préparation des chèques pour signature par deux des signataires autorisés
  • Effectue les dépôts bancaires
  • Gestion des fournitures de bureau
  • Gestion de la petite caisse

Gouvernance

  • Assure la logistique requise pour les réunions du conseil d’administration, du comité exécutif, des comités ainsi que pour l’assemblée générale annuelle et les réunions spéciales, à savoir : la réservation et disposition des lieux, l’envoi des avis, l’obtention des documents provenant du personnel et des membres des comités, la préparation finale et la diffusion de tous les documents de présentation
  • Assure la prise des minutes des réunions et la rédaction des procès-verbaux
  • Met à jour et sauvegarde tout document officiel de la Fondation
  • Maintient les données relatives aux administrateurs et employés

Compétences requises

  • Diplôme d’études collégiales (DEC en secrétariat est un atout)
  • 3 ans d’expérience dans un poste similaire
  • Excellente maîtrise du français oral et écrit et connaissance de l’anglais oral et écrit
  • Maîtrise des logiciels de la suite Office et du logiciel Prodon
  • Connaissance de l’outil Acomba est un atout

Conditions de travail

  • Échelle salariale : 34 619$ à 45 437$
  • Temps plein, 5 jours par semaine (semaine de 35 heures)
  • Possibilité de télétravail
  • Horaire sur 4,5 jours durant l’été
  • Programmes d’assurance collective

Acheminer votre curriculum vitae et votre lettre de présentation avant le 15 mai, à 16 h, à l’adresse suivante : mcyrlemieux@fondationhds.ca.

N.B. : L’emploi du masculin a pour but de faciliter la lecture du texte. L’organisme pratique l’équité en matière d’emploi.